CHIẾN THUẬT POMODORO

 

Làm việc cả đêm để hoàn thành một dự án không phải cách hay nhất để đạt được kết quả tốt. Chia thời gian làm việc ra từng khoảng ngắn sẽ thực sự tốt hơn cho bản thân bạn và sự sáng tạo trong bạn.

Hãy thử tưởng tượng một anh sinh viên đang có một dự án lớn sắp phải nộp cho trường. Hoặc một cậu nhân viên đang cố làm việc cho kịp hạn chót. Mọi người tưởng là tập trung làm và làm cho đến khi xong việc phải chăng chính là cách tốt nhất để đạt đến mục tiêu cuối cùng.

 

Cũng như học nhồi nhét – một phương pháp học tập kém – thì dồn hết tốc lực để hoàn thành công việc không phải là một cách hiệu quả, và nó chắc chắn cũng không mang đến hiệu suất tốt nhất.

 

Theo Francesco Cirillo, người phát minh ra chiến thuật Pomodoro, một hệ thống quản lý thời gian dạy bạn cách làm việc với thời gian thay vì đấu tranh chống lại nó.

Dù vấn đề của bạn có là thói chần chừ “chờ nước đến chân mới nhảy”, đơn giản chỉ là thói lười biếng, dùng cho hết công suất thời gian sẽ tạo ra áp lực khiến bạn làm việc thiếu hiệu quả.

 

Francesco Cirillo đã nghĩ ra phương pháp này và nó đã giúp nhiều người tập trung làm việc hơn kể từ những năm 1980. Hơn 2 triệu người đã áp dụng nó và làm việc tập trung hơn cũng như năng suất hơn.

 

Chiến thật Pomodoro là gì?

Chiến thuật Pomodoro nghe có vẻ hơi phản tác dụng vì nó dựa trên việc cứ làm việc 25 phút lại nghỉ giải lao một lần. (Nó có tên là chiến thuật Pomodoro vì Cirillo đã sử dụng một đồng hồ bấm giờ hình quả cà chua trong bếp để vạch ra lịch làm việc – pomodoro trong tiếng Ý nghĩa là ‘quả cà chua’).

 

Xương sống của chiến thuật Pomodoro là Quá trình Cốt lõi, và nó đủ đơn giản để ai cũng có thể thực hiện được.

Bắt đầu bằng việc chọn ra một việc cần làm, hẹn giờ – cứ thoải mái sử dụng một đồng hồ bấm giờ nếu bạn có – cho 25 phút và chỉ tập trung làm công việc đó mà không có bất kỳ gián đoạn nào cho tới khi đồng hồ vang lên.

 

Khi đồng hồ vang lên, hãy nghỉ giải lao và thư giãn. Rồi lại tiếp tục quay lại với công việc đang còn dang dở, một lần nữa hẹn đồng hồ 25 phút và lặp lại quá trình này. Cứ sau 5 khoảng thời gian như thế này, bạn sẽ nghỉ giải lao lâu hơn trong tầm 20 đến 30 phút.

 

Nhưng theo Cirillo giải thích, cả quá trình ở đây không phải chỉ có hẹn giờ. Chiến thuật này có giá trị, nguyên lý, thực hành và mục tiêu riêng.

Cirillo chia sẻ, “Cả quá trình này là sự tổ chức có tính toán để chơi một trò chơi cụ thể, và trò chơi này ở đây là làm sao để xử lý thời gian.”

Đây vốn là trò ta đã đang chơi rồi, nhưng Chiến thuật Pomodoro mang đến một cách thức chơi mới giúp bạn đạt được chiến thắng sau cùng.

 

Chiến thắng cuộc chơi với thời gian.

Cơ bản, khi một ai đó có hạn chót sắp phải hoàn thành, người đó giống như bị mãnh thú rượt vậy, theo lời giải thích của Cirillo. “Thời gian là kẻ thù. Ta phải chạy; ta phải bảo vệ bản thân. Điều này khiến ta làm ra những hành vi vô cùng tồi tệ”, Cirillo chia sẻ.

 

 Khi hạn chót đến, ta cũng đưa ra được một thứ gì đó, nhưng sản phẩm không phải lúc nào cũng tốt nhất có thể vì ta chạy trốn “con mãnh thú thời gian” để hoàn thành nó.

 

 “Vậy vấn đề với thời gian là gì?”, Cirillo hỏi. “Đó chính là ta không biết cách xử lý những giới hạn của chính con người chúng ta.” Rõ ràng là, ta không thể dừng hoặc làm thời gian trôi chậm lại được. Thay vào đó, ta phải học cách quản lý nó.

 

 “Vấn đề này có liên quan đến cách thức hoạt động của tâm trí. Ngày nay, ta có nhiều nguồn gây phân tán tư tưởng. Nhưng nguồn căn gây xao nhãng lớn nhất chính là tâm trí bạn, nó làm gián đoạn bạn vô cùng nhiều khi bạn bị căng thẳng. Chính vì vậy, chiến thuật Pomodoro được tạo ra nhằm giúp bạn đối phó với tâm trí của chính mình.”,

 

Cirillo cũng khuyên bạn nên hỏi thời gian, “Làm sao để bạn giúp tôi?” Vì thứ gây lo âu cũng chính là thứ có thể giải quyết được mối lo âu đó.

Thay đổi lối suy nghĩ về thời gian có thể bắt đầu bằng ý tưởng cho rằng ta đang sử dụng thời gian chứ không phải ngược lại.

 

Đây chính là lý do vì sao chiến thuật Pomodoro lại bao gồm nhiều khoảng nghỉ giữa các phiên làm việc thay vì dồn lực làm liên tục vì tâm trí của bạn cần thời gian để tái sắp xếp.

Khi bạn cảm thấy sợ phải hoàn thành cái gì đó đúng hạn, hãy hỏi bản thân là làm sao mình có để sử dụng thời gian để làm giảm nỗi sợ đó.

 

Cirillo có chia sẻ, “Tôi có thể dùng thời gian để đơn giản hóa mọi thứ. Một yếu tố chung ở đây là bạn cần phải học cách dừng lại.” Khi nhận ra mãnh thú, thường ta sẽ bỏ chạy, có nghĩa là làm việc không ngừng nghỉ hoặc khỏi làm luôn.

 

Bạn có thể nhận nhiều dự án hoặc làm những việc khác như gọi điện thoại cho bạn hay lướt mạng xã hội. Vấn đề nằm ở bên trong bạn: Tâm trí nói bạn là hãy “lượn lờ” Instagram ngay cả khi ứng dụng này chẳng có thông báo mới nào dành cho bạn cả.

 

Quá trình cốt lõi của chiến thuật Pomodoro là hiểu ra được nguyên lý đằng sau phương pháp này, chứ không phải chỉ thực hành nó. Để hướng dẫn người thực hành quá trình thay đổi tâm trí, chiến thuật này bao gồm 6 mục tiêu.

 

Sáu mục tiêu tăng dần của chiến thuật Pomodoro.

Có 6 mục tiêu mà người thực hành chiến thuật Pomodoro cần đạt được. Cirillo khẳng định rằng các mục tiêu cần đạt được theo thứ tự tăng dần. Có nghĩa là bắt đầu với mục tiêu 1, tìm ra khoảng thời gian và công sức cần dành ra cho một hoạt động.

 

Với mục tiêu thứ 2, bạn phải giảm thiểu các yếu tố gây xao nhãng để bản thân có thể tập trung vào công việc cần hoàn thành trong suốt khoảng thời gian 25 phút đó. Sau khi đã đánh giá được công sức cần dành ra cho hoạt động nào đó cũng như khi nào bạn hoàn thành nó, bạn đã sẵn sàng đánh giá được công sức cần dành ra cho các hoạt động khác trong tương lai – đó là mục tiêu số 3.

 

Mục tiêu thứ 4 là khiến các khoảng thời gian 25 phút càng hiệu quả càng tốt. Một cách để làm điều đó là dành ra ít phút lúc đầu mỗi phiên để đánh giá lại những gì mình đạt được.

Bạn cũng có thể nán lại một vài phút cuối mỗi khoảng 25 phút để đánh giá hoặc ghi nhận những lưu ý cần cho các phiên tiếp theo. Điều này có thể cực kỳ hữu ích giúp ta kết thúc một phiên làm việc một cách trơn tru và thúc đẩy ý muốn làm việc tiếp thay vì nghỉ giải lao.

 

Chỉ sau khi vượt qua được 4 mục tiêu đầu thì người thực hành chiến thuật này mới nên hẹn giờ lên lịch, cũng là mục tiêu số 5. Làm vậy sẽ “cho phép bạn tận hưởng thời gian nghỉ mà không phải lo lắng mình đáng lẽ nên ráng làm thêm tí nữa.”

 

Cuối cùng, mục tiêu số 6 giúp người thực hành tạo ra được mục tiêu của riêng họ. Tiến độ công việc có thể được điều chỉnh, đánh giá dựa trên những điểm thiếu hiệu quả mà giờ đã được làm sáng tỏ.

 

Tự cho bản thân mình nghỉ ngơi.

Điều thú vị ở đây là, những người thực hành phương pháp này sẽ thấy việc nghỉ giải lao giữa các phiên làm việc là rất thách thức. Đây chính là khi mà “con mãnh thú” mang tên cảm giác tội lỗi vùng lên, khiến bạn cảm thấy mình chẳng làm cái gì cả,

Bạn cần phải có một kỷ luật nội tâm để cho phép bản thân mình nghỉ giải lao.

Cirillo khuyên bạn nên nói với bản thân mình những điều kiểu như, “Bạn mãnh thú thân mến, cảm ơn bạn rất nhiều, đây là điều tốt đẹp nhất mà mình muốn làm với bản thân.”

 

Bạn nên làm gì trong suốt lúc nghỉ giải lao, mà có thể chỉ vỏn vẹn 5 phút hoặc 30 phút tùy thuộc vào số lượng phiên làm việc nãy giờ của mình? Cirillo đề nghị chúng ta có thể đi bộ, hít thở sâu hoặc đơn giản chỉ là uống cốc nước. Cái bạn không được phép làm là làm tiếp công việc hoặc suy nghĩ, để não bộ nghỉ ngơi. Nó có thể khó hơn bạn tưởng.

 

Chiến thuật này giống như điển tích Con ngựa thành Trojan, Cirillo nói. Bằng cách dừng làm việc và suy nghĩ mỗi 25 phút, bạn sẽ có được lợi ích mà không hiểu tại sao mình có được nó. “Nhưng cái chính ở đây vẫn là bạn phải nhập cuộc chơi.”

 Nguồn: Experience – Dropbox